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『仕事ができる人』が普通にやっている整理術

無駄なく仕事をするためにはやはり時間の使い方から片付けな要素が必要になってきます。机回りが乱雑にならない方法やビジネスバッグの整理の仕方、事務机上の配置方法、名刺の整理方法など仕事でつかえる整理術をまとめてみました。また生産性を高めるおすすめもご紹介!
効率的に仕事ができる整理術

カバンの中身の整理

仕事用のカバンでは「持っていれば便利なグッズ」など数多くあるがそれらを使う場面が外出先で本当にあるかよく検討してみましょう。膨れ上がったカバンは見た目が悪いだけでなく必要なものがすぐに取り出せないなど機能性に欠けます。また本来はいっていなければいけない書類がなかたりと困ったことになる可能性もあります。
カバン

プライベートとビジネスを分ける

費用頻度や用途に応じてカバンの中をレイアウトすることが必要です。グループに分けることをお勧め致します.「ビジネス」「プライベート」に区分。

  • ビジネス[名刺入れ、資料、ノート、筆記用具、デジカメ]
  • プライベート[ハンカチ、ティッシュ、音楽プレイヤー、財布]

分けてポーチに入れて持ち歩くだけで利便性が大きく変わります。

大事な書類は見えないように

デスクの引き出などと同様に資料など立ててわかりやすく、取り出しやすくすることがおすすめです。カバンの中は大抵仕切りやポケットがついているいる。開いた時にみやすいところに「ビジネス」を、奥やチャックを閉じてみえないところにプライベートを入れておくといい。ただし見やすいところに重要な情報や資料をクリアファイルにいれたままに収納するのはビジネスマナー違反。大事な書類は封筒などにいれてみえないようにして収納しておきましょう。

乱雑なカバンの中を整理するポケットボード

カバンの中身を簡単に整理できるカバンの中のカバン!カバンを収納したり整理するにはおすすめの商品です

ガジェット

ビジネスバッグの選び方

  • 最低でもA4サイズが入る
  • 防水性に優れているか
  • 軽量か
  • スーツや靴に合う色か
  • 床に置いた時に、立つか
  • 型崩れしにくいか
  • ショルダータイプは肩ひもを外せるか
  • 中に仕切りがあるか

こんなカバンはNG

あまり派手なカバンや派手すぎるカバンはビジネスでは使いにくい。大事な顧客に落ちついた印象を持ってもあえるかどうか、購入する前に思い描いてみましょう。ショルダーバックなどは荷物を持っている際などにとても便利でビジネスパーソンも普通に使うようになてきましたが、ショルダーバックはだらしなく見えるカバンで好まれないばあいもある。訪問先では肩ひもを外してカバンを手にもって訪問するよう心掛けるといいでしょう。最近では机に向かってPCなどを利用する仕事が増えていますが、仕事の効率に大きく影響するのがなんと言っても机の機能性です。
無駄な時間を省き、仕事の効率を上げる周りのポイント

  • 収納場所を決める(使ったら必ず元の場所に戻す場所を作る)
  • わかりやすいようにする(収納しているだけではダメ。探しやすいように見出しなど目印をつける)
  • ルール決めをする(収納および捨てるルール)

デスク上の配置の基本

デスク上の配置の違いで大きく仕事効率が変わることが実験でもわかってきています。基本となるデスクの配置

電話 パソコン
 電話
右利きの人はデスクの左側に置く。受話器をもって右手でメモを取るためです。右利きの人は右側に電話を置きがちですがこれは間違え。左手で電話をとる癖を習慣付ましょう。
PC
古布を切った使い捨てはぎれ。気になった所をサッと拭くのに大活躍。すぐに捨てるのは勿体無いので、ついでにあちこち拭いてからポイ。
文具 書類
文具使用頻度の高いものだけを右利きの方は右側、左利きの方は左側におきましょう。はさみなどあまり使わないものは机の引き出しにいれておくようにして文具で机の大部分をしめないように心がけましょう。  書類
使用頻度の高いものだけをボックスやスタンドをつかって必ず立てて置く。横置きはNGです。探すのに時間がかかりすぎるのと場所を多くとります。机は保管場所でない事を認識することが重要です。費用頻度の低いものは資料BOXに置くか、PDF化などして廃棄することが好ましい。
メモ置き場 ゴミ箱
 メモ帳
電話の隣がベストな場所です。
ゴミ箱
ゴミ箱は引き出しの開閉がしやすいように片袖机の場合は必ず机の左側に置く

引き出しの定位置管理で仕事効率を上げる

事務机

引き出しは構造上当たり前のことなのですが手前の物が出しやすく、奥にいくほど出し入れが難しくなっている。そのため使用頻度の高いものを手前、使用頻度の低いものを奥に入れるのが原則です。

上段

高さがあまりないため、書類など分厚い資料を収めるのは不向きです。小さい文具類の保管に向いている。印鑑、カッター、ボールペンなど手間に置き、定規や未使用の封筒などを奥に入れ、定位置を決めて管理するのがコツです

中断

高さがある程度あるため、上段に比べると収納の自由度が高めです。使う頻度があまり高くなく資料や書類などをいれるとよい。中段の手前は大きく空きスペースとしてとっておき、帰宅前に帰宅前に中段手前にガサっといれる。机に上などに出しっぱなしにして中身を簡単にのぞかれる心配がなくなり、机の上が整頓されるメリットがある。

下段

保管のためのスペース。高さがあり資料をたっぷりしまうことができる。資料はボックスファイルやハンギンングフォルダーを引き出しの中にいれて、資料を区分して立てて保管しよう

中央の正面引き出し

椅子に座って正面の浅い引き出しは、開け閉めするたびに体を後ろにずらす必要があるため実は使い勝手がいいとはいえない。費用頻度が低いものを保管しておくことがいいでしょう。積極的に使用する場合は、一時的に席を離れる際に資料や書類を入れるスペースとして使ってみよう。

使用頻度で文具を仕分ける

日々仕事をしていると文具がたまっている事はないでしょうか?インクのないボールペン、必要以上にストックしているメモ用紙・・・など。仕事効率を上げる収納のコツは必要なものだけ持ち、使用頻度で置き場所を選ぶことです。たとえば黒ボールペンは毎日使うがカッターは週に一度、シャープペンの替え芯などは2週間に一度しかつかわないなど費用頻度には差があるのもです。どの文具が必要で使用頻度はどうか判断できない場合は一度リストを作ってみてもいいと思います。一度のリスト作成で大まかな使用頻度がわかるのですから安いものです。

  1. 机の上(毎日使うもの)
  2. 一番目の引き出し(2日から3日に一回使うもの)
  3. 2番目の引き出し(1週間に一回つかうもの)

上記のような文具の仕分けを基本として使用すると、机の上のスッキリします。

名刺の整理術

名刺を受け取ったらまず下記の「受け取ったらまず行う事」をなるべく書くようにする。書き込む場所は裏に書く人がおおいのですが、「表」書くことをお勧めします。名刺の整理などする場合、裏まで見ることは面倒ということもありますが、視覚で名前と情報を覚えることが可能という利点もある。

受け取ったらまず行う事

  • 日付/もらった日付をその日のうちに書き込む
  • 会った場所/自社であったのか、訪問先で会ったのか
  • 用件/○○の営業、○○の打ち合わせなどなるべく具体的に
  • 聞いた情報や気づいたこと/趣味や出身地など会話の中で気づいたこと

名刺のファイリング方法

  • 50音順/検索性がよい。反面50音すべて均等な分量でなく、管理上無駄がでやすい
  • 時間整列/もらった順番にいれていくだけなので、最初の手間がかからない。時間系列順の管理は記憶と結びつきやすい。
  • デジタル管理/検索性、収納性ともに優れている。アプリなどで管理が簡単になりつつあるが、やっぱり手間がかかる

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